Intelligente Lösungen für Kommunen und Behörden
Verwaltung digitalisieren, Bürger begeistern und Mitarbeiter spürbar entlasten. Wir begleiten Sie bei der Transformation zu einer bürgernahen, effizienten und zukunftssicheren Verwaltung.
Analyse & Strategie
Wo steht Ihre Verwaltung heute?
Wir lösen die Barrieren im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden und schaffen Kapazitäten für die strategische Gestaltung Ihrer Kommune.
Fachkräftemangel und die wachsende Arbeitsbelastung
Die personelle Situation in vielen Ämtern ist angespannt, während das Aufgabenvolumen kontinuierlich zunimmt. Wenn Mitarbeitende einen Großteil ihrer Zeit für repetitive Routineanfragen aufwenden müssen, bleibt weniger Kapazität für die Bearbeitung komplexer Anliegen. Diese Überlastung führt zwangsläufig zu längeren Bearbeitungszeiten, was die Unzufriedenheit der Bürger spürbar erhöht.
Eingeschränkte Erreichbarkeit
Bürgerinnen und Bürger erwarten heute einen digitalen Service auf Augenhöhe, der sich nicht an starren Kernöffnungszeiten orientiert. Wer jedoch versucht, die Verwaltung telefonisch zu erreichen, landet oft in frustrierenden Warteschleifen oder erreicht niemanden, wenn die Ämter bereits geschlossen sind. Diese eingeschränkte Erreichbarkeit führt zu einem negativen Image der Behörde und sorgt für unnötigen Stress bei den Bürgern, die ihre Anliegen unkompliziert und sofort klären möchten.
Zeitintensive Nachbereitungen
Nach jeder Ratssitzung, jeder Ausschusssitzung oder jeder Bürgersprechstunde folgt der gleiche zeitintensive Prozess: Das Erstellen der Protokolle in mühsamer Handarbeit. Protokollführer müssen sich während der Sitzung extrem konzentrieren, um alles mitzuschreiben, nur um danach viel Zeit mit der digitalen Aufbereitung und Formatierung der Ergebnisse zu verbringen. Diese Zeit fehlt an anderer Stelle für die strategische Planung oder die direkte Umsetzung von Beschlüssen, die für die Entwicklung der Kommune entscheidend sind.
Wissensverlust durch demografischen Wandel
In den kommenden Jahren wird ein massiver Anteil der erfahrensten Belegschaft in den Ruhestand gehen. Damit droht ein jahrzehntelang aufgebautes Prozesswissen über Zuständigkeiten, interne Abläufe und historisch gewachsene Strukturen unwiederruflich verloren zu gehen. Ohne eine lückenlose und zentral zugängliche digitale Dokumentation stehen Nachfolger vor der enormen Herausforderung, sich alles mühsam neu erarbeiten zu müssen, was die Einarbeitungszeit drastisch verlängert.
Unsere Lösung für Ihre Verwaltung
Das Vaibrant Produkt-Ökosystem
Spezialisierte KI-Systeme, die nahtlos in Ihren Arbeitsalltag greifen, Prozesse automatisieren und Ihre Kommunikation digitalisieren.
VaiQ - KI-Bürgerassistent
Der digitale Assistent für Ihre Webseite, der Bürgerfragen rund um die Uhr in Echtzeit beantwortet.
Voice Agent - KI-Telefonassistent
Intelligente Anrufannahme ohne Warteschleife, die Standardanliegen Ihrer Verwaltung autonom klärt.
Gremia - Intelligentes Protokollierungstool
Automatische Erstellung von Sitzungsprotokollen durch KI-gestützte Transkription.
SmartGovFlow - Digitales Prozesshandbuch
Strukturierte Dokumentation und Sicherung von Prozesswissen für eine moderne Verwaltung.
GovTicket - Automatisiertes Ticketsystem
Automatisiertes Anfragenmanagement zur effizienten Kategorisierung und Zuweisung von Bürgeranliegen.
Generativer KI-Assistent
Ihr interner Agent für hocheffiziente Recherche, Texterstellung und schnelle Zusammenfassungen.
KI-Bürger-Service der nächsten Generation
VaiQ – Digitaler Bürgerassistent auf Ihrer Webseite
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen digitalen Mitarbeiter, der alle Inhalte Ihrer kommunalen Webseite und zusätzlich bereitgestellte Dokumente im Detail kennt. VaiQ nutzt modernste KI-Technologien, um Ihren Bürgern rund um die Uhr personalisierte Antworten in Echtzeit zu liefern. Dadurch wird der Austausch mit Ihrer Kommune nicht nur vereinfacht, sondern auch zukunftssicher digitalisiert und vereinheitlicht.
- 24/7-Erreichbarkeit & Aktualität
- Barrierefreiheit & Mehrsprachigkeit
- Entlastung & Zufriedenheit
Erreichbarkeit ohne Warteschleife
Voice Agent – Intelligenter Telefonassistent für Ihre Verwaltung
Verwandeln Sie Ihr telefonisches Rathaus in eine moderne Service-Zentrale. Der Voice Agent fungiert als intelligenter Assistent, der Anrufe entgegennimmt, Anliegen in natürlicher Sprache versteht und Routinefragen sofort klärt. Er schließt die Lücke zwischen begrenzten Personalressourcen und steigendem Gesprächsaufkommen, sodass Ihr Team entlastet wird und sich auf komplexe Fälle konzentrieren kann.
- 100% Erreichbarkeit 24/7
- FAQ-Automatisierung & Auskunft
- Mehrsprachiger Erstkontakt
Intelligente Sitzungsbegleitung
Gremia – Effiziente Protokollierung
Die manuelle Nachbereitung von Sitzungen, von der Bürgersprechstunde bis zur Ratssitzung, bindet oft über Tage hinweg wertvolle Kapazitäten in der Verwaltung. Gremia digitalisiert diesen Prozess vollständig, indem es Gespräche in Echtzeit transkribiert und die Inhalte strukturiert aufbereitet. So verwandeln Sie Stunden mühsamer Schreibarbeit in wenige Minuten hocheffizienter Kontrolle und Freigabe.
- Echtzeit-Transkription
- Automatisierte Zusammenfassungen
- Beschlussextraktion
Wissenssicherung & Organisationsstruktur
SmartGovFlow – Digitales Prozesshandbuch
Wenn erfahrene Mitarbeitende die Verwaltung verlassen, droht wertvolles Fach- und Prozesswissen für immer verloren zu gehen. SmartGovFlow dient als zentrales digitales Gedächtnis Ihrer Kommune, in dem Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten strukturiert dokumentiert werden. So stellen Sie sicher, dass Wissen im Haus bleibt, Vertretungen reibungslos funktionieren und neue Kollegen in Rekordzeit eingearbeitet werden können.
- Zentrale Wissensdatenbank
- Digitale Prozessspeicherung
- Strukturierte Einarbeitung
- Reibungslose Vertretung
Intelligente Aufgabenstrukturierung
GovTicket – Automatisiertes Anfragenmanagement
Schluss mit unübersichtlichen E-Mail-Postfächern und verloren gegangenen Anfragen. GovTicket erfasst Bürgeranliegen und sorgt durch eine intelligente Vorqualifizierung für Ordnung in Ihrer Verwaltung. Jedes Anliegen wird automatisch der zuständigen Fachabteilung zugewiesen, während der Bürger sofort eine Bestätigung erhält – für eine transparente und effiziente Bearbeitung von Anfang an.
- Automatisierte Kategorisierung
- Reduzierung von Rückfragen
- Transparente Bearbeitungsstände
Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag
Generativer KI-Assistent – Power-Tools für Ihre Mitarbeitenden
Geben Sie Ihrem Team ein Werkzeug an die Hand, das komplexe Aufgaben in Sekunden erledigt, für die man früher Stunden benötigt hätte. Unser generativer KI-Assistent fungiert als interner Experte, der Texte entwirft, Informationen zusammenfasst und bei der täglichen Recherche unterstützt. Er nimmt die Last der Routine-Schreibarbeit von den Schultern Ihrer Mitarbeitenden, sodass diese sich auf die strategische Gestaltung Ihrer Kommune konzentrieren können.
- Intelligente Texterstellung
- Schnelle Zusammenfassungen
- Effiziente Recherche
- Datenschutzkonforme Nutzung
Kundenstimmen
Stadt Rodgau
Marco Meid
Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Langenselbold
Florian Sohler
IT-Administrator der Gemeinde Feldkirchen-Westerham
Ansgar Westermann
Stellvertretender Amtsleiter für zentrale Dienste; Presse- und Öffentlichkeitsarbeit; EDV
Dr. Gerhard Schönhofer
Projektkoordinator „Transferraum Zukunft“ im BMBF-geförderten Wissenstransferprojekt „Mensch in Bewegung“
Kundenstimmen
Stadt Rodgau
Marco Meid
Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Langenselbold
Florian Sohler
IT-Administrator der Gemeinde Feldkirchen-Westerham
Ansgar Westermann
Stellvertretender Amtsleiter für zentrale Dienste; Presse- und Öffentlichkeitsarbeit; EDV
Dr. Gerhard Schönhofer
Projektkoordinator „Transferraum Zukunft“ im BMBF-geförderten Wissenstransferprojekt „Mensch in Bewegung“
Gemeinsam Zukunft gestalten
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Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre Organisation auf dem Weg der Digitalisierung begleiten können.